Cómo organizar un congreso médico en seis meses

Seis meses parecen suficientes hasta la primera reunión del comité, cuando alguien pregunta si ya se llamó al hotel y nadie lo hizo. El programa depende de ponentes que no han confirmado, la tesorería quiere saber cuánto costará la inscripción y la sede pide una respuesta antes del viernes. Lo que atrasa a un congreso suele ser una decisión que bloquea a otras y se toma tarde.

Este cronograma reparte el trabajo en seis tramos, contados hacia atrás desde la fecha del evento. Está pensado para una sociedad médica o científica que organiza su congreso anual con un comité de voluntarios, y sirve como punto de partida: cada sociedad lo ajustará a su tamaño.

Antes de empezar: quién decide qué

Muchos retrasos empiezan en los roles. Si cada decisión pasa por la junta directiva completa, los retrasos se encadenan: una respuesta que tarda una semana detiene a todos los que esperaban por ella. Conviene repartir desde la primera reunión, como mínimo, estas responsabilidades:

• Presidencia del comité: fija prioridades, resuelve empates y es el enlace con la junta directiva.
• Comité científico: arma el programa, invita a los ponentes y dirige la convocatoria de trabajos.
• Tesorería: define las tarifas, controla los cobros y concilia los pagos con el banco.
• Logística: sede, proveedores, acreditación en puerta y materiales impresos.
• Comunicación: página del evento, correos a los socios y redes sociales.

En un congreso pequeño una persona puede cubrir dos funciones. Lo que no puede faltar es un responsable con nombre para cada decisión, y una fecha límite escrita al lado.

Mes 6: fecha, sede y presupuesto

Con seis meses por delante, hay tres decisiones que no admiten espera. De la sede dependen el número de salones que pueden funcionar a la vez, la capacidad de cada uno y, si habrá transmisión, la calidad del internet. Del presupuesto dependen las tarifas que publicará el mes siguiente.

• Compare la fecha con el calendario de otras sociedades de su especialidad y con los congresos internacionales a los que suelen viajar sus socios.
• Visite la sede con una lista: salones, área de acreditación, espacio para pósters, tomacorrientes, accesos y estacionamiento.
• Pida por escrito qué incluye el alquiler (audio, pantallas, internet dedicado) y qué se cobra aparte.
• Arme un presupuesto preliminar con costos fijos, costos por asistente e ingresos esperados por inscripciones y patrocinio.

Si el congreso otorgará créditos de educación médica continua, este es el momento de preguntar a la entidad acreditadora sus plazos y requisitos. Algunas piden el programa completo con semanas de anticipación. Lo explicamos en la guía sobre certificados verificables y créditos de EMC.

Mes 5: página del evento, tarifas e invitaciones

Con la fecha y la sede firmadas, el congreso ya puede anunciarse. La página del evento será la referencia de socios, ponentes y patrocinadores, así que conviene publicarla aunque el programa todavía tenga huecos. Un «programa en construcción» con los ejes temáticos ya permite que los socios reserven la fecha y pidan sus permisos.

• Defina las categorías de inscripción: socios, no socios, residentes y estudiantes, en modalidad presencial y, si la habrá, virtual.
• Decida si habrá tarifa temprana y hasta qué fecha estará vigente.
• Publique los medios de pago y la política de reembolsos antes de abrir la inscripción.
• Envíe las invitaciones a los ponentes principales con una fecha límite para responder.
• Prepare el paquete de patrocinio: qué recibe cada nivel y cuándo vence cada compromiso.

Cobrar por transferencia o por Yappy funciona bien si cada pago se puede identificar. La guía de cobro de inscripciones por transferencia y Yappy explica cómo organizarlo desde el primer día.

Mes 4: convocatoria de trabajos y programa preliminar

La convocatoria de resúmenes necesita tiempo para circular, para que los autores escriban y para que el comité evalúe sin prisa. Cuando se abre tarde, la sesión de pósters se llena de trabajos apurados y el jurado termina evaluando de noche.

• Publique las bases: formato del resumen, extensión, categorías, fecha límite y criterios de evaluación.
• Nombre al jurado y acuerde la rúbrica antes de recibir el primer trabajo.
• Arme el esqueleto del programa por días y salones, aunque falten nombres.
• Reserve bloques de habitaciones si espera asistentes de otras provincias o de otros países.

La rúbrica merece su propia conversación. En cómo armar una rúbrica justa para el concurso de pósters están los criterios, las escalas y la forma de preparar al jurado para evitar reclamos al final.

Mes 3: evaluación, proveedores y materiales

A tres meses, el trabajo pasa de decidir a contratar. Es el tramo con más frentes abiertos a la vez, y el momento en que una hoja de cálculo compartida por correo empieza a tener versiones distintas.

• Cierre la recepción de resúmenes y reparta la evaluación entre los jueces.
• Notifique a los autores aceptados, con las instrucciones de impresión o de presentación.
• Contrate audio, transmisión, alimentación y material impreso con fechas de entrega por escrito.
• Diseñe el gafete y decida qué datos lleva: nombre, institución, categoría y código QR.
• Encargue los lanyards y los artículos del congreso con margen para imprevistos.

Mes 2: programa final y ensayo de la operación

El programa definitivo debe salir con suficiente anticipación para que los asistentes pidan permisos en sus hospitales y organicen el viaje. Este también es el mes para ensayar, al menos en papel, lo que ocurrirá en la puerta la mañana de la inauguración.

• Publique el programa final por salón y horario.
• Pida a los ponentes sus presentaciones con una fecha límite anterior al evento.
• Revise cada semana los pagos pendientes y escriba a quienes no completaron su inscripción.
• Calcule cuántas estaciones de acreditación necesita según la hora de llegada esperada.
• Si habrá transmisión, pruebe el internet de la sede en el salón real y a la hora real.

Muchos de los problemas que los asistentes recuerdan ocurren la mañana de apertura. La guía de check-in con QR y gafetes sin filas detalla cómo organizar la puerta, y la de eventos híbridos con streaming cubre la parte técnica de la transmisión.

Mes 1 y semana del evento

El último mes es de confirmaciones. Lo que a estas alturas siga sin decidirse debería resolverse con la opción más simple que tenga a mano.

• Confirme por escrito con cada proveedor los horarios de montaje y desmontaje.
• Envíe a los inscritos su credencial y las indicaciones de llegada.
• Prepare la plantilla del certificado y publique el criterio de asistencia para recibirlo.
• Haga un ensayo general con el personal de acreditación y con los moderadores.
• Deje por escrito qué hacer ante lluvia fuerte, un corte de luz o un ponente que no llega.

Después del congreso

El congreso termina cuando se entregan los certificados, se cierran las cuentas y el comité anota lo que aprendió. Dejarlo para «cuando haya tiempo» suele significar que la siguiente edición repite los mismos errores con otro comité.

• Emita los certificados según el criterio de asistencia que publicó.
• Concilie todos los pagos y prepare el informe financiero para la junta directiva.
• Publique los trabajos ganadores y agradezca a jueces, ponentes y patrocinadores.
• Envíe una encuesta breve a los asistentes mientras el congreso está fresco.
• Reúna al comité para una sesión de lecciones aprendidas, con acta, y entréguela a quien organice la próxima edición.