Cobro de inscripciones por transferencia y Yappy

Cobrar las inscripciones por transferencia bancaria o por Yappy, el servicio de pagos de Banco General, tiene ventajas claras para una sociedad: no hay una pasarela que contratar y el dinero llega directo a su cuenta. El costo aparece después, cuando la tesorería tiene que averiguar quién pagó qué, con comprobantes que llegan por correo, por WhatsApp y en persona.

Este flujo funciona bien si se diseña antes de abrir la inscripción. Lo que sigue son las piezas de ese diseño, en el orden en que conviene decidirlas.

Qué publicar antes de abrir la inscripción

• El titular de la cuenta, el banco, el tipo y el número de cuenta, escritos tal como deben aparecer en la transferencia.
• Los datos para pagar por Yappy, si lo usa.
• Las tarifas por categoría y por fecha, con su moneda.
• La referencia que debe escribir la persona en la descripción del pago.
• El plazo para enviar el comprobante y lo que pasa si no llega.
• La política de reembolsos y de cambio de titular de la inscripción.

Si ofrece tarifa temprana, aclare qué fecha cuenta: la del envío de la transferencia o la de su confirmación. Una transferencia enviada el último día puede reflejarse en su cuenta un día después, y esa diferencia provoca discusiones que se evitan con una línea en las bases.

Publique esta información en un solo lugar y enlace siempre a él. Si los datos circulan en imágenes reenviadas, tarde o temprano alguien pagará con una tarifa vencida o a una cuenta equivocada.

Una referencia única por inscripción

La conciliación se vuelve sencilla cuando cada pago trae un identificador que usted generó. Pida que la descripción de la transferencia o el mensaje del Yappy lleve el código de inscripción, además del nombre. Los nombres se repiten, se abrevian, y a veces paga otra persona: la institución donde trabaja el asistente, un colega o un familiar.

Si una transferencia llega sin referencia, no la asigne por intuición. Escriba a quien la envió y espere la confirmación antes de marcarla como pagada.

El comprobante no demuestra que el dinero llegó

Una captura de pantalla demuestra que alguien inició un pago. Las capturas se pueden editar, y una transferencia puede rechazarse o revertirse después de enviada. Por eso la confirmación se hace contra el estado de cuenta o el historial de Yappy, nunca solo contra la imagen. Un flujo que funciona:

1. La persona se inscribe y recibe su código de inscripción.
2. Paga con ese código en la descripción y adjunta el comprobante.
3. La inscripción queda «por revisar» hasta que la tesorería vea el ingreso en el banco.
4. Al confirmarlo, la inscripción pasa a pagada y la credencial del asistente se activa.
5. Si el ingreso no aparece en el plazo acordado, se contacta a la persona antes de rechazar.

Activar la credencial solo con el pago confirmado le quita a la puerta del congreso la tarea de revisar comprobantes. La guía de check-in con QR y gafetes sin filas explica por qué eso acorta la fila de la mañana de apertura.

La rutina de conciliación

Conciliar una vez por semana alcanza mientras la inscripción avanza a ritmo tranquilo. En las dos últimas semanas conviene hacerlo a diario: suelen acumularse pagos de última hora, y los asistentes necesitan su credencial activa antes de viajar.

• Descargue los movimientos del periodo y márquelos contra las inscripciones que están por revisar.
• Separe los casos raros: montos distintos a la tarifa, pagos duplicados y pagos sin referencia.
• Registre quién aprobó cada pago y en qué fecha.
• Al cerrar el día, el total confirmado en su registro debe coincidir con lo recibido en el banco.

Cuando se pueda, separe funciones: quien aprueba los pagos no debería ser la misma persona que maneja la cuenta bancaria. En un comité pequeño, al menos dos personas deberían revisar juntas el cierre de cada semana.

Casos que conviene prever

• Pagos institucionales: un hospital o una empresa paga varias inscripciones con una sola transferencia. Pida la lista de beneficiarios antes del pago y reparta el monto entre esas inscripciones.
• Pagos incompletos o de más: decida de antemano si se completa la diferencia, se devuelve o se abona a otra inscripción, y aplique siempre la misma regla.
• Descuentos de socio: verifique la condición de socio antes de que la persona pague. Corregirlo después obliga a devolver dinero.
• Cupones: registre qué cupón usó cada inscripción, para poder explicar cualquier monto.
• Reembolsos: aplique la política publicada, anote la fecha y el medio de la devolución y marque la inscripción como revertida.

Facturas y cierre de cuentas

Si su sociedad debe emitir factura por las inscripciones, acuerde el procedimiento con su contador antes de abrir la inscripción, incluidos los datos que pedirá a quien necesite la factura a nombre de una empresa o institución. Pedirlos en el formulario evita perseguirlos después por correo.

Al terminar el congreso, prepare un informe con lo confirmado, lo pendiente y lo revertido, desglosado por medio de pago y por categoría de inscripción. Con ese informe, la presentación de cuentas ante la junta directiva es más corta y cualquier diferencia se puede rastrear hasta la inscripción que la originó. Si aún está definiendo las fechas de su evento, el cronograma de seis meses indica cuándo publicar tarifas y medios de pago.