Evento híbrido con streaming: guía para el comité

Un congreso híbrido permite que participen socios que no pueden viajar y residentes que están de turno. A cambio, el comité atiende a dos públicos a la vez, y cuando la transmisión falla, el público virtual es el primero en notarlo.

La parte técnica se puede contratar, pero las decisiones que la hacen funcionar le tocan al comité. Estas son las que conviene tomar con tiempo, en el orden en que suelen aparecer.

Decida qué sesiones se transmiten

Transmitir todos los salones multiplica el equipo, el personal y los puntos de falla. Una opción sensata es empezar por la plenaria y los simposios principales, y dejar los talleres prácticos solo para el público presencial, porque buena parte de su valor está en la práctica.

• Haga una lista de sesiones y marque cuáles tienen sentido a distancia.
• Cuente con que cada salón transmitido necesita su cámara, su audio y una persona a cargo durante toda la jornada.
• Defina si el público virtual verá solo en vivo o también las grabaciones, y durante cuánto tiempo.
• Explique en la tarifa virtual qué incluye y qué no, para evitar reclamos de quien esperaba ver los talleres.

Internet dedicado, contratado y probado

La red wifi que comparten los asistentes no es confiable para transmitir: con la sala llena de teléfonos conectados, la velocidad puede caer justo cuando empieza la plenaria. Hace falta un enlace dedicado para la transmisión, contratado con la sede o con un proveedor externo con semanas de antelación.

• Pida por escrito la velocidad de subida garantizada del enlace. La de bajada importa poco para transmitir.
• Haga una prueba de transmisión en el salón real, a la misma hora del día en que ocurrirá la sesión.
• Tenga un segundo enlace de respaldo, de otro proveedor.
• Conecte el equipo de transmisión por cable, nunca por wifi.

Si la sede no puede garantizar el enlace, es mejor saberlo con semanas de margen que la mañana de la inauguración. En el cronograma de seis meses para un congreso médico, la prueba de internet aparece en el segundo mes antes del evento, cuando todavía hay tiempo de contratar otro proveedor.

El audio pesa más que la imagen

El público virtual tolera una imagen modesta, pero abandona una sesión que no se entiende. El sonido de la transmisión debe salir de la consola de audio del salón, con los mismos micrófonos que escucha la sala, y no del micrófono integrado en la cámara.

• Cada ponente y cada moderador, con su propio micrófono.
• Las preguntas del público presencial, siempre con micrófono, para que se escuchen en la transmisión.
• Un técnico que escuche la transmisión con audífonos durante toda la sesión, y no solo el sonido de la sala.

Diapositivas, cambios de ponente y horarios

Capture las diapositivas directamente de la computadora del salón y combínelas con la cámara del ponente. Pida las presentaciones con anticipación y cárguelas todas en una sola computadora por salón: cada cambio de equipo entre charlas se ve en la transmisión como una pantalla negra y unos minutos de espera.

Respete los horarios publicados. Quien sigue el congreso desde su casa o desde otra zona horaria se conecta a la hora anunciada. Si la sesión empieza tarde, parte de ese público se desconecta antes de que comience.

Preguntas del público virtual

Designe a un moderador virtual por salón que lea las preguntas del chat y se las pase al moderador de la mesa, por escrito o por mensaje. Sin esa persona, las preguntas remotas se pierden entre las de la sala, y el público virtual siente que habla solo. Al final de la sesión, el moderador puede leer en voz alta una o dos preguntas remotas para que quede constancia de que se tomaron en cuenta.

Autorizaciones, acceso y grabaciones

• Pida por escrito a cada ponente su autorización para transmitir y grabar su charla, y para publicarla después.
• Avise en la sala y en el programa que las sesiones se transmiten y se graban.
• Si la inscripción virtual tiene costo, restrinja el acceso a la transmisión a las personas inscritas.
• Defina cuánto tiempo estarán disponibles las grabaciones y quién puede verlas.
• Si el congreso otorga créditos, confirme con la entidad acreditadora si acepta la asistencia virtual y cómo se registra.

Este último punto suele olvidarse hasta el día de emitir certificados. La guía de certificados verificables y créditos de EMC explica qué preguntar a la entidad acreditadora antes de vender inscripciones virtuales.

Ensayo técnico completo

Haga un ensayo el día anterior en cada salón que se transmitirá: cámara, audio, diapositivas, un cambio de ponente y una pregunta enviada desde el público virtual. Dejarlo para una hora antes del inicio no deja margen para corregir nada. Anote durante el ensayo quién es el responsable técnico de cada salón y cómo se le contacta durante la jornada.